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Ohne Zielgröße komprimiert ReduPDF ausgewogen. Mit Zielgröße wird automatisch so stark komprimiert, wie nötig ist, um darunter zu bleiben.
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Wie groß darf ein Anhang bei FinanzOnline sein?
FinanzOnline begrenzt jeden Anhang auf 5 MB. Die Grenze gilt pro Datei, nicht für die Einreichung insgesamt — je Einreichung kannst du bis zu fünf Dateien anhängen, jede für sich unter 5 MB. Fünf Belege mit je 4 MB gehen also durch, ein Sammel-PDF mit 12 MB nicht.
Als Format wird überall PDF angenommen; bei manchen Funktionen — etwa der Beantwortung eines Ergänzungsersuchens — zusätzlich JPG. Im Zweifel bleibst du bei PDF, ReduPDF kann ein Handyfoto direkt als PDF speichern.
Damit ist FinanzOnline nur halb so großzügig wie das deutsche ELSTER mit 10 MB. In der Praxis heißt das: Fast jeder Farbscan mit mehr als zwei, drei Seiten muss vor dem Hochladen verkleinert werden. FinanzOnline selbst bietet keine Komprimierung an — die Datei muss passen, bevor du sie anhängst.
Welche Belege typischerweise eingereicht werden
Bei der Arbeitnehmerveranlagung schickst du Belege nicht mit der Erklärung mit. Das Finanzamt fordert sie bei Bedarf an — als Ergänzungsersuchen in deiner DataBox, mit Frist. Beantwortet wird es in FinanzOnline unter „Ersuchen um Ergänzung – Beantwortung“, und genau dort hängst du die Belege an.
Typisch sind Rechnungen für Arbeitsmittel und Fortbildungen, Arzt-, Zahnarzt- und Apothekenbelege bei außergewöhnlichen Belastungen, Spendenbestätigungen, Nachweise für Pendler und Kinderbetreuung sowie Bestätigungen rund um die Familienbeihilfe. Vieles davon sind Thermobons, Handyfotos oder Scans — also genau die Dateien, die groß werden.
Ein Detail, das beim ersten Mal irritiert: Anhänge lassen sich erst beifügen, nachdem du im Formular auf „Prüfen“ geklickt hast. Wenn das Anhang-Feld fehlt, ist das der Grund.
In vier Schritten unter 5 MB
- Datei laden. Zieh den Beleg in das Feld oben — PDF oder Foto. Es wird nichts übertragen, die Verarbeitung läuft in deinem Browser.
- Zielgröße setzen. Wähle „unter 5 MB“ oder gib zur Sicherheit 4,5 MB ein. FinanzOnline rechnet nicht zwingend so wie dein Computer — ein bisschen Reserve erspart dir die Fehlermeldung.
- Ergebnis prüfen. Zoome auf Summe, Datum und Stempel. Ein Beleg, dessen Betrag nicht mehr lesbar ist, ist kein Beleg.
- In FinanzOnline anhängen. Im Formular erst „Prüfen“ klicken, dann die verkleinerte Datei als Anhang beifügen.
Fünf Dateien, fünf Megabyte: sinnvoll bündeln
Die zwei Grenzen arbeiten gegeneinander. Wer acht Belege hat, muss welche zu einem PDF zusammenfassen, weil nur fünf Dateien Platz haben — und das Bündel darf trotzdem nicht über 5 MB liegen. Die Lösung ist, nach Belegart zu bündeln: ein PDF für Arztkosten, eines für Fortbildung, eines für Spenden. So bleibt jede Datei überschaubar, und das Finanzamt findet sich zurecht.
Verkleinere das Bündel als Ganzes, nicht jeden Beleg einzeln. ReduPDF komprimiert nur die Seitenbilder und lässt einen eventuell vorhandenen Textlayer stehen. Reicht die Zielgröße auch dann nicht, zeigt dir das Ergebnis das an — dann teile das Bündel lieber auf zwei Dateien auf, statt einen Beleg bis zur Unlesbarkeit zu quetschen.
Wenn du regelmäßig Belege scannst: 300 dpi in Graustufen reichen völlig und erzeugen nur einen Bruchteil dessen, was ein 600-dpi-Farbscan wiegt. Warum, steht auf der Seite Gescanntes PDF verkleinern.
Deine Unterlagen bleiben bei dir
Steuerbelege verraten Einkommen, Krankheiten, Spenden. Online-Komprimierer laden die Datei auf einen fremden Server und geben sie verkleinert zurück — für den Moment der Verarbeitung liegen deine Unterlagen bei einem Dritten.
ReduPDF rechnet ausschließlich in deinem Browser. Du kannst das nachprüfen: Seite laden, Flugmodus einschalten, Datei verkleinern. Es funktioniert weiter.
Häufige Fragen
Gilt die 5-MB-Grenze pro Beleg oder pro Einreichung?
Pro Datei. Je Einreichung sind bis zu fünf Dateien möglich, jede für sich unter 5 MB.
Kann ich Belege in FinanzOnline nachreichen?
Belege werden in der Regel nicht mit der Erklärung mitgeschickt, sondern erst auf Anforderung vorgelegt. Die Anforderung kommt als Ergänzungsersuchen in deine DataBox; die Antwort samt Anhängen gibst du unter „Ersuchen um Ergänzung – Beantwortung“ ab.
Welches Dateiformat verlangt FinanzOnline?
PDF wird überall angenommen, bei einigen Funktionen zusätzlich JPG. Im Zweifel PDF — ReduPDF speichert ein Foto auf Wunsch direkt als PDF.
Soll ich mehrere Belege zu einem PDF zusammenfassen?
Wenn du mehr als fünf Dateien hast, musst du. Bündle nach Belegart, verkleinere das Bündel unter 5 MB und teile es auf zwei Dateien auf, falls das nicht reicht.